Pourquoi avons nous mis en place des formulaires
Chaque jour, notre équipe reçoit de nombreuses informations concernant les résidences : problèmes techniques, sinistres, questions comptables, changements de locataires ou modifications de coordonnées.
Lorsque ces informations arrivent par différents canaux, parfois auprès de plusieurs collaborateurs, elles peuvent être incomplètes, dispersées ou difficiles à retrouver.
Les formulaires constituent une étape nécessaire pour organiser efficacement le traitement de votre demande. Ils permettent de :
· identifier précisément votre résidence et le lot concerné ;
· disposer de vos coordonnées et de celles de la personne à contacter ;
· recueillir les informations indispensables dès le départ ;
· orienter la demande vers l’interlocuteur concerné ;
· conserver une trace écrite des faits signalés ;
· faciliter la reprise du dossier par le binôme de votre gestionnaire.
Quelques minutes consacrées à compléter votre demande peuvent éviter plusieurs échanges et accélérer son traitement.
Où introduire votre demande
Les formulaires sont accessibles sur notre site :
https://www.coprolink.be/acces-propietaire
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Votre besoin |
La démarche à utiliser |
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Signaler une panne ou un problème dans l’immeuble |
Intervention technique |
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Déclarer un dommage ou un sinistre |
Déclaration de sinister |
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Poser une question sur vos comptes |
Rendez-vous téléphonique comptable |
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Modifier vos coordonnées |
Mise à jour des données |
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Signaler l’arrivée d’un locataire |
Changement de locataire |
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Introduire une plainte |
Soumission de plainte |
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Communiquer vos index |
Relevés des compteurs d’eau et de gaz |
Une règle commune pour permettre le suivi
Désormais, toute nouvelle demande correspondant à l’un de ces formulaires doit être introduite par ce canal. À défaut, nous vous demanderons de l’y encoder avant de pouvoir en organiser le traitement.
Une conversation téléphonique ou un échange avec un collaborateur ne remplace donc pas l’introduction du formulaire lorsqu’il est requis. Cette organisation permet à chaque demande de suivre le même circuit, quel que soit le copropriétaire qui la formule.
Le portail de votre résidence sert à consulter les documents et les informations de la copropriété. Il ne doit pas être utilisé pour introduire vos demandes.
Pour un dossier déjà ouvert, poursuivez les échanges dans le fil de suivi communiqué par notre équipe. Il est inutile de compléter plusieurs formulaires pour un même problème, sauf si nous vous le demandons ou s’il s’agit d’un nouvel incident distinct.
Comment rendre votre demande exploitable
Précisez autant que possible :
· le nom et l’adresse de la résidence ;
· le lieu exact du problème ;
· la date de son apparition ;
· les faits observés et leur évolution ;
· les coordonnées de la personne permettant l’accès ;
· les démarches déjà effectuées.
Joignez des photographies lisibles lorsque cela peut aider à comprendre la situation.
En cas de difficulté pour accéder aux formulaires, contactez notre bureau afin que nous puissions vous orienter.
Cette procédure organise le traitement courant des demandes ; elle ne supprime pas les obligations légales du syndic ni les communications pour lesquelles une forme particulière est prévue.
En présence d’un danger immédiat pour les personnes, contactez d’abord les services de secours compétents. Le formulaire ne remplace pas un appel aux secours.