Le commissaire aux comptes de la copropriété
Le contrôle des comptes contribue à la transparence et à la confiance. Il permet à l’assemblée générale de se prononcer sur les comptes en disposant d’un regard distinct de celui du syndic qui les établit.
Le commissaire aux comptes exerce une mission de contrôle pour l’association des copropriétaires, appelée ACP. Son intervention s’inscrit dans une collaboration rigoureuse et respectueuse avec le syndic et le service comptable.
La référence légale actuelle
La disposition à citer est l’article 3.91 du Code civil, Livre 3 « Les biens ».
Cet article prévoit que l’assemblée générale désigne chaque année un commissaire aux comptes ou un collège de commissaires, copropriétaires ou non, pour contrôler les comptes de l’ACP. Leurs compétences et obligations sont définies dans le règlement d’ordre intérieur.
La désignation annuelle concerne également les petites copropriétés : l’article ne prévoit pas de seuil minimal de lots.
Qui peut exercer cette fonction
La fonction n’est pas réservée aux professionnels du chiffre. L’assemblée générale peut désigner un copropriétaire disposant des aptitudes nécessaires ou une personne extérieure à la copropriété. Elle peut aussi choisir un professionnel pour bénéficier de ses compétences.
Il n’est donc pas obligatoire d’être expert-comptable ou réviseur d’entreprises pour exercer ce mandat au sein de sa copropriété.
En revanche, aimer les chiffres ne suffit pas à lui seul. La fonction demande de la disponibilité, de la méthode, de la discrétion et la capacité de comprendre les documents examinés. La personne doit pouvoir demander des explications, relever des incohérences et présenter ses constatations de manière objective.
Un contrôle utile repose sur des vérifications réelles, pas sur une signature de convenance. Si le candidat ne se sent pas en mesure d’accomplir la mission définie dans le règlement d’ordre intérieur, il doit le signaler avant d’accepter.
Un rôle distinct de celui du syndic
Le syndic établit et suit la comptabilité de l’ACP. Le commissaire aux comptes en contrôle les éléments dans le cadre de sa mission ; il ne se substitue pas au service comptable et ne devient pas gestionnaire des fonds.
Le syndic ne peut pas être en même temps commissaire aux comptes de la même ACP, conformément à l’article 3.89, § 9, du Code civil. Le contrôle doit conserver son indépendance et les éventuels conflits d’intérêts doivent être signalés.
Que contrôle le commissaire aux comptes
Les compétences exactes sont fixées par le règlement d’ordre intérieur. Selon ce cadre, les vérifications peuvent notamment porter sur :
· la concordance entre les écritures comptables, les factures et les autres pièces justificatives ;
· la cohérence des soldes avec les extraits bancaires ;
· les dépenses au regard des décisions prises et des règles applicables ;
· les clés de répartition utilisées pour les charges ;
· le suivi des créances, des dettes et des fonds de roulement et de réserve ;
· les explications ou pièces complémentaires nécessaires pour comprendre les comptes.
Ces exemples ne remplacent pas la définition de sa mission dans le règlement d’ordre intérieur. Le contrôle ne doit pas être présenté comme une certification professionnelle ou comme la garantie absolue qu’aucune erreur n’existe.
Comment travailler efficacement avec le syndic
Pour permettre un contrôle sérieux, il est utile de convenir d’un calendrier et de modalités d’accès aux documents suffisamment tôt avant l’assemblée générale.
Le commissaire prépare ses questions en identifiant les écritures et les pièces concernées. Le syndic ou le service comptable apporte les explications utiles et examine les corrections éventuellement nécessaires.
Une question comptable précise appelle une vérification précise. Une différence apparente doit être examinée et expliquée avant de conclure à une erreur ou à une irrégularité.
Les constatations, les éventuelles réserves et les points restant à éclaircir sont présentés à l’assemblée générale, de préférence dans un rapport écrit, selon les modalités prévues par le règlement d’ordre intérieur.
Le commissaire contrôle et fait rapport ; l’assemblée générale reste appelée à se prononcer sur les comptes en toute individualité.
Une responsabilité à prendre au sérieux
L’exercice de cette fonction peut engager la responsabilité du commissaire aux comptes, notamment lorsqu’une faute dans l’accomplissement de sa mission cause un dommage. Le caractère bénévole du mandat ne supprime pas, à lui seul, cette responsabilité.
Il convient de respecter les limites de la mission, de conserver une trace des vérifications et de traiter avec discrétion les informations consultées. Le commissaire n’est toutefois pas automatiquement responsable de toute erreur comptable ou de toute irrégularité qui lui aurait échappé.
Une assurance à vérifier auprès du courtier
La responsabilité du commissaire aux comptes peut être couverte par une assurance souscrite par l’ACP, selon les conditions du contrat. Cette couverture n’est pas automatique.
Avant la prise de fonction, il est recommandé de faire confirmer par le courtier les personnes assurées, les missions couvertes, les plafonds, la franchise et les exclusions, ainsi que la situation d’un intervenant extérieur ou professionnel.
Une assurance ne dispense pas d’exercer la mission avec soin. Elle permet de prévoir une protection adaptée lorsque les conditions de garantie sont réunies.
Accepter ce mandat, c’est contribuer à la bonne gestion de la copropriété avec sérieux, indépendance et esprit de collaboration.